「ホームズクラウド」は契約業務全般を管理できる契約マネジメントシステム


「ホームズクラウド」は、電子契約締結などの基本的な機能に加え、ワークフロー、ナレッジ管理機能など、契約に関連するさまざまな機能を備えています。
豊富な機能を活用することで、契約書の作成から契約管理までの一連の作業を効率的に管理できるようになり、契約業務が円滑に進むようになります。

契約方法は、電子契約3タイプと紙での契約に対応しており、全ての契約をクラウド上で管理・保管が可能です。
電子契約サービスを利用したい場合だけでなく、契約業務全般を1つのシステムに集約し、契約業務の効率化を図りたい企業におすすめのサービスです。

画像出典元：「ホームズクラウド」公式HP

「ホームズクラウド」の導入メリット4つ


1.契約業務全体を一元管理できる
契約業務は、契約書の準備から契約締結、保管に至るまでにさまざまな過程があり、各過程には『過去の契約書を探すのに苦労する』『契約の経緯が分かるように残したい』など、多くの課題がついて回ります。

「ホームズクラウド」は、1つのシステムで契約業務全体の課題に対応し、契約の過程と関連業務にまつわるタスクを一元管理できるので、契約業務の効率化を図ることが可能です。
特に便利なのは、関連業務マネジメント機能。
契約業務のプロセスを1つのダッシュボードに構築し、契約に関わるメンバーのタスク進捗状況をすぐに把握できるので、各契約書がどのプロセスにあるのか簡単に管理できるようになります。

ダッシュボード（プロセス）は自社の契約プロセスに合わせてオリジナルのものを新規作成できますが、テンプレートも用意されているので、初めて利用する企業でも安心。契約に関連する付随資料の共有や部署をまたいでの連携もスムーズに行うことができます。


「契約進捗の可視化が可能」 画像出典元：「ホームズクラウド」公式HP

2.クライアントに合わせて契約方法が選択できる
「ホームズクラウド」は「DocuSign」や「クラウドサイン」と提携し、複数の契約方法を用意しているため、契約相手の意向や状況に合わせて契約方法の選択が可能です。
母語が異なる契約相手と契約を行いたい場合は、多言語対応が可能で国際的電子署名サービスがある「DocuSign」を、より速く安全に契約を締結したい場合は、メール認証による締結スピードとセキュリティに定評がある「クラウドサイン」を利用して署名ができます（※クラウドサインを利用する場合は、事前にクラウドサインとの契約が必要）。
また、「ホームズクラウド」では紙の契約書にも対応してくれるのも、他サービスと比較して優れたポイントです。契約書締結までの経緯の記録や契約に関連する添付ファイルと共に、紙面締結した契約書をPDFファイルにして保管できます。

いずれの方法で契約を締結しても、全て「ホームズクラウド」のシステム内で契約書の管理が可能。各取引先に合わせた柔軟な対応ができる上、契約書の検索や絞り込みも短時間で行えるようになるので非常に便利です！

「場面にあわせて選べる契約方法」 画像出典元：「ホームズクラウド」公式HP

3.Wordで契約書の編集が可能
電子契約サービスの多くは、アップロードできるファイル形式がPDFに限られていますが、「ホームズクラウド」はWord・PDF・CSVファイルに対応しています。

例えばPDFで契約書をアップロードした後に、先方から契約内容の修正依頼があった場合、PDFでは修正が利かないため、契約書を最初から作り直すことになります。
その点「ホームズクラウド」は、Wordファイルに対応しており、直接Microsoft Wordを立ち上げて編集できるので、取引先との交渉により契約内容が頻繁に変わる取引契約書などを扱う場合にすごく便利です。

また、CSVは契約書情報をファイルに入力してアップロードすると、複数の契約書を一括で作成できます。同一の契約条件で大量に契約書を作成する際に役立ちます。

作成した契約書は、Word・PDF・HTMLの形式でテンプレートとして登録が可能。
利用頻度の高い契約書をテンプレート化すれば、契約書をスピーディーに作成できるようになります。

「Wordをホームズクラウドから直接起動できる」 画像出典元：「ホームズクラウド」公式HP

4.ナレッジが共有できる
さらに「ホームズクラウド」には、ナレッジ管理できる機能も搭載されています。
契約書に記載する事項は法律に則した内容でないと、契約書が無効となったり、損失を被ったりと、思わぬ事態を引き起こす可能性があります。
このようなトラブルを未然に防ぐためにも、法務部への相談は頻繁に発生しがち。ただ、こういった質問に対する各部署への回答やアドバイスは、企業内にナレッジとして定着していないというケースが多いのが現状です。
そこで役に立つのが、ナレッジマネジメント機能です。
相談窓口を1カ所にまとめ、相談内容と回答を蓄積・共有することで、ナレッジの属人化を解消し、法務部の業務の負担を軽減させることができます。
ナレッジは「ホームズクラウド」に登録してあるテンプレートに紐付けが可能。
テンプレートを利用して契約書を作成する際に、ガイドラインとしてチェックリストが表示されるようになっているため、ナレッジを探す手間を省いて、法的に適切な契約書作成ができます。

「ナレッジの管理・共有が可能」 画像出典元：「ホームズクラウド」公式HP

「ホームズクラウド」のデメリット3つ


1.基本料金が高額である
他社サービスは月額基本料金10,000円前後で利用できるプランがありますが、「ホームズクラウド」は100,000円～とはるかに高額です。
その分、「契約業務を包括して管理できる」というメリットがありますが、電子契約機能だけで十分という企業は、別のサービスを利用した方がコストパフォーマンスが高くなるでしょう。

2.無料トライアルがない
「クラウドサイン」や「電子印鑑GMOサイン」などは、制限付きの無料トライアルプランが用意されていますが、「ホームズクラウド」にはありません。最低でも1年の契約が必要なため、導入の検討は慎重にを行わなくてはなりません。

3.立会人型のサービスである
「ホームズクラウド」は提携しているクラウドサインも含め、立会人型の電子契約サービスです。
2020年7月、政府より立会人型の法的有効性を認める見解が示されましたが、まだ不明確な部分もあります。
よって法的効力を重視する場合は、電子証明書が発行される当事者型のサービスの導入を検討した方が良いでしょう。

「ホームズクラウド」の料金プラン


全部で3種類のプランがあり、契約期間は1年単位です。
『Standard』『Professional』の初期費用は200,000円～で、利用量に応じて追加費用が発生する場合があります。

・Standard：月額100,000円～
契約書作成から契約管理までの機能が網羅されています。通常はこのプランで十分でしょう。

・Professional：月額200,000円～
Standardの機能に加え、SAMLシングルサインオン（SSO）・IP制限などが利用できます。セキュリティを重視する企業におすすめのプランです。

『Enterprise』は、見積もり作成してもらう必要があります。

「ホームズクラウド」を使うべき会社


・タスク管理や契約業務全般の効率化を図りたい会社
「ホームズクラウド」は、契約にまつわる業務をワンプラットフォームで管理できます。
豊富な機能により、契約業務とそれに関連するタスクを包括的に管理できるので、コスト面においてもメリットがあります。

・契約相手の状況によって締結方法を選びたい会社
電子締結は「ホームズクラウド」に加えて、「DocuSin」「クラウドサイン」が利用できるので、契約相手の状況に合わせて柔軟に対応できます。
契約相手が電子契約を利用できない事情があり、従来通り紙の契約書で契約締結するという場合にも「ホームズクラウド」が便利です。

・契約トラブルを未然に防ぎたい企業
実際に契約書を作成する際に、参照すべきナレッジが表示されるため、法に則った契約書を確実に作成できます。
法務部への相談は窓口が一本化されており、フォームに内容を投稿するだけなので、気兼ねなく相談できます。

まとめ


「ホームズクラウド」は契約業務とその関連業務すべてを管理できるサービスです。
機能が充実している分、基本料金は高めですが、ワークフロー機能やナレッジ管理機能など、他社サービスではオプション扱いの機能が標準で使用できます。
ただ、月額利用料金が高めに設定されているので、コストを抑えて電子契約システムのみ導入したいと考える企業は、他社サービスの導入を検討した方が良いでしょう。

電子契約システムのサービスについてより詳しく知りたい方は資料を参照ください。
(※以下資料請求にHolmesは含まれません)
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